Der Bundesordner
wird zur Personalakte.
Arbeitsvertrag, Reglemente, Zertifikate und Lohnausweise liegen pro Person an einem Ort — durchsuchbar, versioniert und nur für die Leute sichtbar, die sie sehen dürfen.
Alles, was zu einer Anstellung gehört.
Statt eines Ordners im Schrank und eines Netzlaufwerks daneben hängt jedes Dokument am Dossier der Person. Wer den Vertrag sucht, findet ihn dort, wo auch die Stammdaten stehen.
Die bestehenden Dossiers kommen mit.
Der Wechsel scheitert sonst am Abtippen. Bestehende Personalakten importierst du direkt als PDF oder Word-Datei — Xaduno liest die Angaben aus und legt sie strukturiert ab.
Ein Lohnausweis gehört nicht auf ein offenes Netzlaufwerk.
Personendaten auf einer Ordner-Freigabe lassen sich weder auf berechtigte Personen einschränken noch nachvollziehbar löschen. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt beides.
Für KMU, deren Personalakten noch aus Papier und Netzlaufwerk bestehen
Solange nur eine Person die Ablage kennt, funktioniert sie. Sobald jemand in den Ferien ist, eine Revision ansteht oder das Team wächst, wird sie zum Risiko.
Häufige Fragen
Können wir unsere bestehenden Personalakten übernehmen?
Ja. Bestehende Dossiers importierst du als PDF oder Word-Datei; die Angaben werden ausgelesen und strukturiert abgelegt. Beim Onboarding gehen wir das gemeinsam durch.
Wer sieht welche Dokumente?
Der Zugriff läuft über Rollen. HR sieht das ganze Dossier, die Linie ihr eigenes Team. Ein Lohnausweis ist damit nicht für jeden sichtbar, der einen Zugang hat.
Was passiert mit den Dokumenten, wenn wir kündigen?
Du erhältst einen vollständigen, strukturierten Export aller Daten und Dokumente — ohne Diskussion. Die Personalakte gehört dem Unternehmen, nicht dem Anbieter.