Woran du merkst, dass die Tabelle kippt
Die Tabelle ist kein Fehler. Sie ist das, was man nimmt, wenn kein System da ist. Sie kippt an drei Stellen, die auf der Seite zum Excel-Ablösen so beschrieben sind.
Der Status stimmt nicht mehr, weil jemand die Spalte von Hand nachführt, während eine andere Person die Datei offen hat. Die Unterlagen liegen neben der Zeile, in einem Ordner mit ähnlichem Namen. Und nach der Zusage beginnt die nächste Tabelle, für die Mitarbeitenden.
- Mehr als eine Person muss den aktuellen Stand sehen.
- Mehr als eine Stelle ist gleichzeitig offen.
- Absagen, Mails und fehlende Unterlagen stehen nicht in der Liste.
- Du kannst nicht sagen, wer die Datei sehen darf und wann ein Eintrag gelöscht wird.
- Nach der Einstellung pflegst du eine zweite Liste für die Person.
Was sich beim Wechsel ändert
Statt einer Spalte hat jede Bewerbung eine Stufe. Das Team sieht dieselbe Ansicht. Lebenslauf und Zeugnisse hängen am Profil. Fehlt etwas, forderst du es an, die Person lädt es hoch.
Der Zugriff läuft über Rollen, nicht über eine Ordner-Freigabe. Die Daten liegen in der Schweiz. Bei zwei Stellen im Jahr ist oft nicht die Übersicht das Problem, sondern genau dieser Punkt.
So wechselst du, ohne beides zu pflegen
Der Wechsel scheitert, wenn neue Bewerbungen im System landen und die laufenden in der Tabelle bleiben. Die bestehende Liste importierst du als Excel oder CSV. Abgeschlossene Verfahren lässt du meistens liegen. Den aktiven Teil ordnest du beim Onboarding zu, ohne abzutippen.
Aus der eingestellten Person wird mit einem Klick ein Mitarbeiterdossier, ab Starter. Stammdaten und Unterlagen wandern mit. Free hat kein Dossier. Dort bleibt es bei einer aktiven Stelle.
Schritte für den Umstieg
- Markiere in der Liste, welche Verfahren noch offen sind.
- Importiere diese Zeilen als Excel oder CSV.
- Ordne die Spalten zu: Name, E-Mail, Stelle, Status.
- Ab dann nur noch im System arbeiten, nicht parallel in der Datei.
- Lege nach der Zusage das Dossier an, statt eine zweite Tabelle zu starten.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Umstieg?
Die Einrichtung ist kein Projekt. Im Termin über Teams wird XADUNO. an einer offenen Stelle eingerichtet. Danach nutzt du es 30 Tage. Eine IT-Abteilung brauchst du dafür nicht.
Können wir die bestehende Liste übernehmen?
Ja, direkt aus Excel oder CSV. Meistens lohnt sich nur der aktive Teil. Abgeschlossene Verfahren lässt du liegen.
Reicht Excel bei zwei Stellen im Jahr?
Für die Übersicht oft ja. Für den Datenschutz meistens nein. Bewerberdaten auf einem Netzlaufwerk lassen sich weder sauber auf berechtigte Personen begrenzen noch nachvollziehbar löschen. Absagen und Unterlagen stehen in der Tabelle ausserdem nicht.
Muss das ganze Team geschult werden?
Die Fachabteilung braucht in der Regel keine Einführung. Sie sieht das Profil, vergibt Sterne und schreibt eine Notiz. Team-Feedback ist ab Starter enthalten.