Zeiterfassungspflicht Schweiz für KMU

Die Pflicht steht nicht frei im Raum. Artikel 73 ArGV 1 konkretisiert Artikel 46 des Arbeitsgesetzes: Der Betrieb hält die Unterlagen bereit, welche die Behörden für den Vollzug brauchen. Die Wegleitung des SECO vom Februar 2026 gibt den Verordnungstext wieder und erläutert ihn.

Artikel 73a und 73b gelten für Arbeitnehmende, die unter die Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen des Arbeitsgesetzes fallen. Die Wegleitung nennt als Ausgenommene höhere leitende Angestellte im Sinne von Artikel 3 Buchstabe d ArG und Artikel 9 ArGV 1. Für sie bleibt der persönliche Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes aussen vor. Eine vereinfachte Liste macht jemanden nicht zum höheren Kader, und höheres Kader fällt nicht über Artikel 73b zurück in eine Mini-Liste.

Die Wegleitung sagt ausserdem: Auch Gleitzeit, monatliche Sollzeit oder Jahresarbeitszeit erlauben es nicht, auf die Aufzeichnung der individuell geleisteten Arbeit zu verzichten. Neue Modelle müssen sich an der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit messen lassen. Die Unterlagen müssen so klar sein, dass Betrieb, Arbeitnehmende und Kontrolle sie lesen können. Elektronische Systeme sind zulässig, wenn sie diese Prüfung nicht erschweren.

Absatz 1 zählt auf, was aus den Verzeichnissen ersichtlich sein muss. Die Liste ist nicht abschliessend. Dazu gehören die Personalien, die Art der Beschäftigung, Eintritt und Austritt, die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen, und die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr.

Weiter die betrieblichen Abweichungen von der Definition von Tag, Nacht und Sonntag, die Regelungen zum Zeitzuschlag bei Nachtarbeit im Sinne von Artikel 17b Absätze 2 und 3 ArG, die geschuldeten Lohn- oder Zeitzuschläge, die Ergebnisse der medizinischen Abklärungen bei Nachtarbeit oder Mutterschaft, und bei Mutterschaft die Ausschlussgründe oder die Risikobeurteilung samt der getroffenen Massnahmen.

Absatz 2: Die Verzeichnisse sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Absatz 3: Die Vollzugsorgane können weitere Unterlagen einsehen und, wenn es für die Ermittlung nötig ist, mitnehmen. Danach kommen sie zurück.

Für ein KMU heisst das im Alltag: Anfang, Ende und Pausen ab einer halben Stunde sind nicht Kür, solange keine der beiden Ausnahmen greift. Eine Monatssumme ohne Tage genügt der Aufzählung in Buchstabe c nicht, weil dort tägliche und wöchentliche Zeit und ihre Lage stehen.

Artikel 73a erlaubt, dass in den Verzeichnissen die Angaben nach Artikel 73 Absatz 1 Buchstaben c bis e und h fehlen. Also Arbeitszeit und Lage, Ruhetage, Pausen ab einer halben Stunde, Lohn- und Zeitzuschläge. Die übrigen Angaben, etwa Personalien und Eintritt, bleiben.

Die Voraussetzungen sind kumulativ. Erstens ein Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht vorsieht und von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen der Branche oder des Betriebs unterzeichnet ist. Der GAV muss besondere Massnahmen zum Gesundheitsschutz und zur Einhaltung der Ruhezeiten vorsehen, und eine interne Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten. Zweitens eine grosse Autonomie: Die Person bestimmt weitgehend selbst, wie sie die Arbeit organisiert, und setzt ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selbst. Die Wegleitung nennt als Richtwert mindestens die Hälfte der Arbeitszeit. Drittens ein Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni von mehr als 120 000 Franken, bei Teilzeit anteilig. Viertens eine individuelle schriftliche Vereinbarung. Sie ist jährlich widerrufbar, durch die Person oder durch den Arbeitgeber.

Absatz 2 sagt, dass die Höhe des Betrags an die Entwicklung des Höchstbetrags des versicherten Verdienstes nach dem UVG angepasst wird. Die Wegleitung vom Februar 2026 druckt im Verordnungstext weiterhin mehr als 120 000 Franken. Ob eine spätere Änderung den Betrag verschoben hat, prüfst du in der aktuellen Fassung auf Fedlex, nicht in diesem Artikel.

Der Betrieb hält den GAV, die individuellen Vereinbarungen und ein Verzeichnis der Personen, die verzichtet haben, für die Kontrolle bereit. Die Wegleitung sagt: Die Bestätigung, dass die Lohnhöhe erreicht ist, genügt im Verzeichnis. Der Inspektor kann stichprobenweise den Lohnausweis verlangen.

Artikel 73b ist der kleinere Schritt. Erfasst wird nur die geleistete tägliche Arbeitszeit, nicht mehr die Lage. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind zusätzlich Anfang und Ende dieser Einsätze zu dokumentieren, weil die Zuschläge und die kürzere Höchstarbeitszeit der Nacht sonst nicht prüfbar sind.

Vereinbaren können das die Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs oder, wo es sie nicht gibt, die Mehrheit der Arbeitnehmenden, mit dem Arbeitgeber. Die Vereinbarung nennt die Kategorien, besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeit, und ein paritätisches Verfahren zur Überprüfung.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann dieselbe vereinfachte Erfassung auch individuell und schriftlich vereinbart werden. In der Vereinbarung ist auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinzuweisen. Zusätzlich ist jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Das ist der Weg, den viele KMU unter 50 Personen praktisch vor sich haben, wenn sie nicht die volle Liste führen wollen. Er ist kein Automatismus. Die Person muss ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können. Die Wegleitung nennt als Richtwert mindestens ein Viertel der Arbeitszeit. Flexible Blockzeiten allein genügen nicht, wenn daneben Sitzungen und ständige Verfügbarkeit die Zeit bestimmen.

Absatz 4: Die betroffenen Personen dürfen trotz Vereinbarung die ausführlichen Angaben nach Artikel 73 Absatz 1 Buchstaben c bis e aufzeichnen. Der Arbeitgeber stellt dafür ein geeignetes Instrument bereit. Wer mehr erfassen will, darf das. Der Betrieb darf es nicht verweigern.

Die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften selbst bleiben. Vereinfacht ist die Dokumentation, nicht die Höchstarbeitszeit, nicht die Pausen, nicht die Ruhezeit.

In der Preismatrix ist Zeiterfassung im Pro-Plan und im Plan Individuell enthalten, in Free und Starter nicht. Was das Modul umfasst, steht auf der Seite Zeiterfassung: Erfassen im Browser, ein Tablet im Betrieb mit persönlichem Code, Abwesenheiten, Saldo. Ob für euren Betrieb Artikel 73, 73a oder 73b gilt, entscheidet nicht der Plan. Das bleibt eine Frage an die Wegleitung und im Zweifel an das kantonale Arbeitsinspektorat.