Welche Grundsätze die Bewerbung treffen
Der EDÖB schreibt in der FAQ zum Personaldossier: Das DSG selbst sieht keine Aufbewahrungsfrist vor, sondern die allgemeinen Grundsätze. Er verweist auf Artikel 6 Absatz 2 und 3 DSG, Verhältnismässigkeit und Zweckbindung, und auf Artikel 328b des Obligationenrechts. Den Gesetzestext des DSG führt Fedlex, das Obligationenrecht ebenfalls auf Fedlex.
Artikel 328b OR erlaubt nur Personendaten, welche die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Der EDÖB zieht daraus die Folge: Was nicht mehr notwendig ist oder dessen Zweck erfüllt ist, ist zu löschen. Die Dauer legst du je Datenkategorie fest, nicht als eine Zahl für alles.
Vor und während des Bewerbungsverfahrens dürfen nur Daten bearbeitet werden, welche die Eignung betreffen. Die Seite des EDÖB zu den Phasen des Arbeitsverhältnisses sagt dasselbe aus der anderen Richtung: nur Angaben, die zeigen, ob die Person die Anforderungen der Stelle erfüllt.
Was du verlangen darfst, und was nicht
Fragen zu Ausbildung, beruflichem Werdegang und beruflichen Perspektiven sind nach dieser Seite in der Regel erlaubt. Fragen nach Einkommen, Verschuldung, bestehenden Krankheiten oder einer Schwangerschaft nur, wenn die konkrete Stelle einen besonderen Grund gibt. Fragen nach Herkunft, Mitgliedschaft in einer Gruppierung, Religion oder politischen Überzeugungen nur, wenn sie vor dem Hintergrund der Ideologie des Unternehmens zwingend sind. Systematisch nach Vorstrafen zu fragen, geht nach dem Beispiel des EDÖB zu weit. Eine gezielte Frage kann zulässig sein, etwa bei einer Kassenstelle nach einer Verurteilung wegen Vertrauensmissbrauchs.
Auskünfte bei bisherigen Arbeitgebern brauchen vorher die Einwilligung der bewerbenden Person. Weitergegeben werden darf nur, was für die neue Tätigkeit entscheidend ist, zum Beispiel Leistung und Verhalten. Einsicht in das alte Personaldossier und Angaben zu den Vertragsbedingungen sind nach dem EDÖB nicht zulässig.
Die Unterlagen sehen nur befugte Personen, in der Regel die Personalabteilung oder die direkten Vorgesetzten. Ein Postfach, das die halbe Firma mitliest, oder eine Excel-Datei auf einem offenen Laufwerk erfüllt das nicht. Darum steht der Zugriff in XADUNO. auf Rollen, nicht auf einer Ordner-Freigabe. Das beschreibt auch der Artikel Excel oder Bewerbermanagement.
Nach der Absage: zurückgeben, drei Monate, dann löschen
Zwei Seiten des EDÖB gehören zusammen gelesen, sie sagen nicht denselben Satz.
Auf der Seite zu den Phasen des Arbeitsverhältnisses: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens sind die Unterlagen abgelehnter Personen zurückzugeben. Kopien sind unter Vorbehalt eines Rechtfertigungsgrundes grundsätzlich zu vernichten. Aufbewahren darf der Arbeitgeber Unterlagen, die ihm gehören, also Bewerbungsschreiben, Personalfragebogen und Informationen aus Referenzanfragen, und auch diese anschliessend vernichten. Mit Zustimmung der Person können die Dokumente bis zu einem im Voraus festgelegten Datum bleiben, wenn eine Wiederverwendung absehbar ist. Ohne Einwilligung nennt der EDÖB den Fall überwiegender Interessen des Unternehmens, wenn die Person darüber informiert wird.
In der FAQ zum Personaldossier steht die Frist, die im Gesetz selbst fehlt: Bis zu drei Monate nach Mitteilung der Ablehnung, um sich gegen eine Klage wegen diskriminierender Nichtanstellung nach dem Gleichstellungsgesetz zu verteidigen. Der EDÖB verweist dafür auf Artikel 8 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 2 GlG. Eventuell, so die FAQ, rechtfertigen einige zusätzliche Wochen eine verspätete Zustellung der Klageschrift. Das Gleichstellungsgesetz steht auf Fedlex.
Die fünf und zehn Jahre aus derselben FAQ sind eine andere Kategorie. Sie betreffen Daten aus einem bestehenden oder beendeten Arbeitsverhältnis: etwa fünf Jahre für Lohndaten im Zusammenhang mit Artikel 128 OR, zehn Jahre für Unterlagen zum Arbeitszeugnis im Zusammenhang mit Artikel 127 OR, zehn Jahre für Buchhaltung und Steuer. Sie sind nicht die Frist für eine abgelehnte Bewerbung.
Ein Talentpool ist der Fall der Einwilligung, nicht der stillen Aufbewahrung. Der EDÖB verlangt dafür ein im Voraus festgelegtes Datum. In XADUNO. wird gefragt, ob das Profil für künftige Stellen aufbewahrt werden darf. Das steht auf der Seite Talentpool. Wie lange es bleibt, bestimmst du im Rahmen deiner Fristen.
- Nur Daten verlangen, die zur Eignung für diese Stelle gehören.
- Zugriff auf die Personen begrenzen, die die Bewerbung bearbeiten.
- Nach der Absage die Unterlagen zurückgeben und Kopien nicht auf Vorrat behalten.
- Die Drei-Monats-Spanne der EDÖB-FAQ nur als Verteidigungsfrist gegen eine GlG-Klage lesen, nicht als Lagerfrist.
- Einen Pool nur mit Einwilligung und mit einem festgelegten Ende führen.
Was XADUNO. dazu beiträgt, und was nicht
XADUNO. setzt die Frist nicht an deine Stelle. Auf der Seite für wachsende KMU steht: So lange, wie ihr es festlegt. Nach Ablauf werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert. Gehostet wird ausschliesslich in der Schweiz. Welche Frist zu eurem Verfahren passt, bleibt eure Entscheidung, im Zweifel mit Rechtsberatung.
Bei einer Kündigung erhaltet ihr die Daten auf Anfrage. Das ist der Export, nicht ein Grund, abgelehnte Bewerbungen jahrelang liegen zu lassen. Free enthält kein Mitarbeiterdossier. Bewerbungsdaten im laufenden Verfahren gibt es auch dort, mit derselben Pflicht zur Löschung, wenn der Zweck vorbei ist.
Häufige Fragen
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Der Artikel gibt die FAQ und die Seite des EDÖB zu den Phasen des Arbeitsverhältnisses wieder und verweist auf die genannten Artikel. Die Frist für ein konkretes Dossier klärst du nicht mit dieser Seite.
Wie lange darf ich eine abgelehnte Bewerbung behalten?
Das DSG nennt keine fixe Frist. Der EDÖB schreibt in der FAQ von bis zu drei Monaten nach Mitteilung der Ablehnung, zur Verteidigung gegen eine Klage nach dem Gleichstellungsgesetz, allenfalls einige Wochen länger wegen der Zustellung. Danach sind die Daten zu löschen, wenn kein anderer Rechtfertigungsgrund bleibt.
Darf ich Bewerbungen in einen Pool legen?
Nur mit Einwilligung, und bis zu einem Datum, das du vorher festlegst. Das ist die Linie des EDÖB. XADUNO. fragt diese Einwilligung ab, bevor ein Profil im Talentpool bleibt.
Gelten die zehn Jahre der Buchhaltung auch für Absagen?
Nein. Die längeren Fristen in der EDÖB-FAQ betreffen Daten aus dem Arbeitsverhältnis, der Buchhaltung oder den Steuern. Eine abgelehnte Bewerbung ist davon nicht automatisch erfasst.