Was in jeder Absage steht
Vier Bausteine reichen. Der Dank, die klare Entscheidung, der nächste Schritt für die Person, und ein Weg für eine Rückfrage, wenn du ihn anbieten willst. Alles Weitere macht den Text länger, nicht klarer.
Die Entscheidung steht im ersten oder zweiten Satz. «Wir prüfen noch» ist keine Absage. Wer den Satz zweimal lesen muss, um zu verstehen, dass es ein Nein ist, hat keine Absage bekommen.
Einen Grund nennst du nur, wenn er sachlich und für diese Stelle wahr ist: das Profil trifft die genannte Anforderung nicht, die Stelle ist besetzt, ihr habt euch für eine andere Person entschieden. Gesundheit, Alter, Herkunft, Familienplanung und alles, was du im Auswahlgespräch nicht hättest fragen dürfen, gehört nicht in die Mail. Welche Fragen der EDÖB als heikel beschreibt, steht im Artikel Bewerberdaten und Datenschutz.
Eine offene Tür ist nur ehrlich, wenn du die Unterlagen dafür auch behalten darfst. Der EDÖB verlangt für einen Pool die Einwilligung und ein festgelegtes Ende. Ohne beides schreibst du nicht «wir melden uns, wenn etwas passt». Dann ist die Absage abgeschlossen.
Zeitpunkt: kurz nach dem Entscheid, nicht wenn die Person schon woanders unterschrieben hat, weil bei dir niemand geantwortet hat. Eine gesetzliche Frist für die Absage-Mail nennt dieser Artikel nicht. Es gibt hier keine, die wir aus einer Primärquelle ziehen. Der Gewinn ist praktisch: die Person kann aufhören zu warten, und dein Postfach hört auf, nachzufassen.
Vier Vorlagen zum Anpassen
Ersetze die Klammern. Lass den Rest kurz. Die Anrede «du» oder «Sie» nimmst du so, wie du die Person im Verfahren angesprochen hast. Nicht in der Absage umstellen.
Vorlage 1, nach dem Gespräch. «Guten Tag [Vorname Nachname]. Danke für das Gespräch am [Datum] und für die Zeit, die du dir genommen hast. Wir haben uns für eine andere Person entschieden. Die Stelle [Titel] besetzen wir damit. Ich wünsche dir einen guten weiteren Weg. Freundliche Grüsse, [Name, Firma].»
Vorlage 2, ohne Einladung. «Guten Tag [Vorname Nachname]. Danke für deine Bewerbung als [Titel]. Wir laden dich nicht zu einem Gespräch ein. Dein Profil trifft [die genannte Anforderung, zum Beispiel den Berufsabschluss oder das Pensum] nicht so, wie wir die Stelle ausgeschrieben haben. Ich wünsche dir einen guten weiteren Weg. Freundliche Grüsse, [Name, Firma].» Den Einschub lässt du weg, wenn du den Grund nicht sauber benennen kannst. Dann endet der Text nach «nicht zu einem Gespräch ein».
Vorlage 3, knapp daneben, ohne Pool. «Guten Tag [Vorname Nachname]. Danke für deine Bewerbung und für das Gespräch. Die Entscheidung war knapp. Wir haben uns für eine andere Person entschieden und schliessen das Verfahren ab. Deine Unterlagen behalten wir nicht. Ich wünsche dir einen guten weiteren Weg. Freundliche Grüsse, [Name, Firma].»
Vorlage 4, Anforderung nicht erfüllt, zum Beispiel nach einer Knock-out-Frage. «Guten Tag [Vorname Nachname]. Danke für deine Bewerbung als [Titel]. Die Stelle setzt [Anforderung] voraus. Das ist bei deiner Bewerbung nicht erfüllt, darum führen wir sie nicht weiter. Ich wünsche dir einen guten weiteren Weg. Freundliche Grüsse, [Name, Firma].» Diese Fassung passt, wenn die Anforderung im Inserat stand und die Antwort eindeutig ist. Sie passt nicht als höfliche Hülle für einen anderen Grund.
Was du weglässt
Kein Vergleich mit der eingestellten Person. Kein «du warst zu gut qualifiziert» und kein «wir haben jemanden mit mehr Ausstrahlung genommen». Beides sagt mehr, als du verantworten willst, und hilft der Person nicht.
Kein Bedauern in drei Absätzen. Ein Satz Dank reicht. Wer sich lang entschuldigt, klingt, als sei die Absage verhandelbar.
Keine Einladung, die Unterlagen «für später» zu lassen, solange du nicht gefragt hast und kein Datum gesetzt hast. Die Vorlage 3 sagt das ausdrücklich, damit die Mail und die Löschung zusammenpassen.
Keine interne Notiz in der Mail. Sterne, «überqualifiziert», «Lohnvorstellung zu hoch»: das bleibt im System, bei den Personen, die die Bewerbung sehen dürfen. Die Mail an die Person ist ein anderer Text als die Notiz ans Team.
Bevor du auf Senden drückst
- Steht das Nein in den ersten zwei Sätzen?
- Ist jeder genannte Grund im Inserat oder im Gespräch belegbar?
- Versprichst du eine Aufbewahrung, die du nicht eingeholt hast?
- Passt die Anrede zum bisherigen Kontakt?
- Ist die interne Bewertung aus dem Text draussen?
Absagen, ohne sie jedes Mal neu zu schreiben
Dieselben vier Situationen kehren bei jeder Stelle wieder. Dafür sind Vorlagen da. Im Free-Plan ist es eine E-Mail-Vorlage, im Starter-Plan drei, im Pro-Plan unbegrenzt. Standard-Benachrichtigungen und Absagegründe gibt es in jedem Plan. Individuelle Absagegründe ab Pro. Das steht in der Preismatrix.
Ab Pro können wiederkehrende Nachrichten automatisch laufen. Knock-out-Fragen im Bewerbungsformular gibt es ebenfalls ab Pro: Erfüllt eine Antwort das Ausschlusskriterium, das du gesetzt hast, geht die Absage automatisch raus. Ob eine Frage so scharf ist, entscheidest du. Die Seite Bewerbungsmanagement beschreibt den Ablauf, die Karriereseite die Fragen im Formular.
Die Vorlage ersetzt nicht den Blick auf den Einzelfall. Nach einem Gespräch ist Vorlage 1 der Ausgangspunkt, und du setzt Datum und Titel ein. Eine automatische Absage passt zu Vorlage 4, nicht zu einem Gespräch, das eine Stunde gedauert hat.
Häufige Fragen
Muss ich rechtlich eine Absage schicken?
Dieser Artikel behauptet das nicht. Er beschreibt eine klare Mail als Teil eines sauberen Verfahrens. Eine Pflicht mit Artikel und Frist ist hier nicht belegt.
Wie ausführlich soll der Grund sein?
Ein sachlicher Satz, wenn die Anforderung im Inserat stand und nicht erfüllt ist. Sonst die Entscheidung ohne Ausschmückung. Keine Angaben zu Gesundheit, Herkunft oder Vergleichen mit anderen Personen.
Darf ich schreiben, dass wir uns melden, wenn etwas passt?
Nur wenn die Person einwilligt, dass du die Unterlagen bis zu einem festgelegten Datum behältst. Ohne das schliesst du das Verfahren ab. Die Linie dazu steht beim EDÖB und im Artikel zu den Bewerberdaten.
Kann die Absage automatisch rausgehen?
Ab dem Pro-Plan, über E-Mail-Automationen und über Knock-out-Fragen, wenn du eine Antwort als Ausschluss festgelegt hast. Nach einem persönlichen Gespräch schreibst du die Absage selbst, aus der Vorlage.